E-facturatie is al lang geen toekomstmuziek meer. Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie zelfs al verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven bij B2B-transacties. Maar wat betekent die verplichte e-facturatie nu precies? En vooral: hoe zorg je ervoor dat je bedrijf er klaar voor is, zonder stress of last-minute oplossingen?
Wat is e-facturatie eigenlijk?
E-facturatie is meer dan gewoon een factuur in pdf-formaat per mail versturen. Het gaat om gestructureerde elektronische facturen die automatisch verwerkt kunnen worden door boekhoudsoftware en ERP-systemen. Het voordeel? Minder fouten en een efficiëntere administratie. Net daarom duwen overheden en instanties steeds meer richting een verplichte invoering.
Waarom wordt e-facturatie verplicht?
Dat e-facturatie verplicht wordt is niet zomaar. Ze kadert in een bredere Europese en Belgische strategie rond digitalisering. Een belangrijke reden daarvoor is dat er minder btw-fraude kan plaatsvinden bij betere traceerbaarheid. Maar ook levert het voor bedrijven zelf lagere administratieve kosten op. Overheden zijn vooral blij met de transparantie die het oplevert.
Voor wie geldt de verplichting?
Vandaag is e-facturatie in België al verplicht bij facturatie aan overheden (B2G). Vanaf 2026 komt de verplichting ook bij B2B-transacties. Maar ook zelfstandigen en freelancers en kmo’s en grote ondernemingen zullen op termijn moeten overstappen. Ook wie klein start of net begonnen is, zal er vroeg of laat mee te maken krijgen. Wie vandaag wil beginnen als freelancer, doet er daarom goed aan om e-facturatie meteen mee te nemen in zijn opstart. Wie vanaf dag één digitaal werkt, vermijdt later omschakelkosten en aanpassingen.
Hoe bereid je je bedrijf voor op e-facturatie?
Om goed voorbereid aan de slag te kunnen, is het belangrijk om je huidige facturatiesysteem goed in kaart te hebben. Niet elk systeem is automatisch geschikt voor gestructureerde e-facturatie, dus wellicht zul je moeten overstappen naar een ander systeem. Kies daarna de juiste software. Goede e-facturatiesoftware ondersteunt Peppol of UBL en is gebruiksvriendelijk. Cloudoplossingen hebben hierbij een duidelijke voorsprong: ze worden automatisch geüpdatet wanneer regelgeving wijzigt. Breng je boekhouder tijdig op de hoogte van de overstap, zodat je ook weet welke formaten daar worden aanvaard. Een goede afstemming voorkomt dubbele ingaves en fouten.
Wat zijn de voordelen voor jouw onderneming?
Hoewel ‘verplicht’ vaak negatief klinkt, brengt e-facturatie verrassend veel voordelen met zich mee. Allereerst is daar de tijdwinst, doordat je minder manueel werk hebt. De kans op het maken van fouten wordt ook flink verminderd bij een geautomatiseerd proces. Bijkomend voordeel is dat facturen vaak sneller betaald worden, omdat ze simpelweg minder snel ‘zoek’ raken in de administratie van de ontvanger. Dit kan resultaten in een betere cashflow en een professionelere uitstraling naar klanten. Voor groeiende bedrijven betekent dit vooral: meer focus op ondernemen, minder op administratie.
E-facturatie: geen last, maar een kans
E-facturatie wordt verplicht, dat staat vast. Maar wie zich tijdig voorbereidt, kan er vooral voordelen uithalen. Door nu al te investeren in de juiste kennis en tools, vermijd je stress én maak je je onderneming efficiënter en toekomstbestendig. Of je nu een gevestigde kmo bent of net denkt aan beginnen als zelfstandige: e-facturatie is geen last, maar een logische volgende stap in modern ondernemerschap.
