Het organiseren van een gala, superleuk natuurlijk, maar hoe doe je dat? Er komt namelijk heel veel bij kijken. Het is meer dan een leuke locatie regelen, mensen uitnodigen en een leuke dresscode verzinnen. De paalkoepel neemt je stap voor stap door de organisatie van de perfecte gala heen.
Wat is een gala eigenlijk?
Een gala is een chic feest waarbij mannen en vrouwen deftig gekleed gaan. Vrouwen dragen altijd een gala- of avondjurk en mannen kiezen vaak voor een pak. Een gala bestaat meestal uit een vaste invulling, een diner of een diner dansant. Dit houdt in dat er meerdere gangen worden geserveerd, waardoor er tussen de gangen in gedanst kan worden. Over het algemeen wordt een gala gebruikt voor speciale gelegenheden en wordt het afgestemd op een thema. Bij een gala staat de beleving voor de gasten centraal.
Brainstormen
De eerste stap bij het organiseren van een gala is om te brainstormen over de volgende onderwerpen:
Wat wil ik organiseren? Een bal en gala zijn bijvoorbeeld niet hetzelfde
Voor wie organiseer ik het? Bedenk goed wie je doelgroep is en wie je uitnodigt, uitsluitend voor bijvoorbeeld leden of mogen die ook iemand meenemen.
Hoeveel gasten nodig je uit?
Welk thema? Het thema is erg belangrijk bij een gala, dit bepaalt de gehele uitstraling en sfeer Dit moet in alles doorgevoerd worden, dus stem dit op het begin goed af.
Welk budget heb ik? Niet geheel onbelangrijk, hoeveel kan je uitgeven om het gala te organiseren?
Belang van de locatie
Zoals gezegd staat de ervaring voor de gasten centraal bij een gala. Door een mooi locatie te verzorgen, zoals deze gala locatie in Groningen, zorg je voor een goed begin van je gala. Vaak wordt er gekozen voor een wat oudere, klassieke locatie aangezien dit een chique uitstraling geeft. Maar naast de uitstraling is het ook belangrijk om goed na te denken over de functionaliteit van de locatie, zoals de capaciteit en de mogelijkheden voor een grote zaal/zalen.
De indeling
De indeling van de locatie is ook erg belangrijk. Maak een floorplan van wat je waar wil hebben staan, om verrassingen en chaos op de dag zelf te voorkomen. Vaak zie je tijdens het maken van zo’n plan ook al dingen die er beter ingedeeld kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan routes, een goede plek voor het podium en een goede doorloop voor de catering, ander personeel en de gasten.
Catering
Naast de locatie is het ook belangrijk om zorgvuldig de cateraar uit te zoeken. Soms is dit aanwezig op de evenementenlocatie, maar vaak ook niet. Kies een geschikte cateraar die past bij het thema dat je uitkiest. Ook is het goed om te kijken of alles vers op locatie wordt bereid en hoe dit gepresenteerd wordt. Dit kan namelijk een positief effect hebben op de sfeer en beleving van het eten.
Entertainment
Als je alles tot in de puntjes verzorgd mag het entertainment niet vergeten worden. Stem dit goed af op de doelgroep. Niets is vervelender dan een line-up die niet goed aansluiten bij de gasten. Zorg voor een chique, indrukwekkende line-up die goed past bij de gehele sfeer.
Communicatie
De communicatie bij een gala is erg belangrijk. Dit begint al bij het versturen van de uitnodigingen. Zorg ervoor dat deze al helemaal in de goede sfeer gestyled zijn om gasten warm te maken voor het gala, dit zal aanzetten tot een grotere opkomst. Denk ook aan het vormgeven van de menukaarten, de naamkaartjes bij de tafelindeling en het inhuren van een goede fotograaf om de gehele avond goed vast te leggen.
Besteed aandacht aan details en kwaliteit
Er zijn veel verschillende onderdelen die een gala tot een succes maken. Door bovenstaande stappen te volgen kan je een compleet gala organiseren. Het thema en de locatie vormen hierin de belangrijkste basis.
